Arbetsmiljöverkets inspektionsinsats om den digitala arbetsmiljön visade att 55 procent av de granskade arbetsplatserna har brister i sitt arbete med att hantera den ökade kognitiva belastningen som digitaliseringen medför. För att förebygga riskerna behöver arbetsgivare integrera dessa frågor i sitt systematiska arbetsmiljöarbete och skapa åtgärder som minskar kognitiv överbelastning, så att en god kognitiv ergonomi främjas.
En utmanande arbetsmiljö för hjärnan
Dagens arbetsliv, med en alltmer digitaliserad miljö, ställer höga krav på vår hjärnas kapacitet. Det konstanta flödet av mejl, meddelanden och notiser från smartphones skapar ett digitalt brus som gör det svårt att fokusera. Utöver detta är arbetsdagarna ofta fyllda av täta möten och multitasking, vilket ytterligare ökar den kognitiva belastningen. Hjärnan måste ständigt omprioritera och växla mellan olika uppgifter, något som leder till mental trötthet och försämrad prestation över tid.
En av de stora utmaningarna är att hjärnan inte är designad för det ständiga informationsflöde och de distraktioner som digital teknik innebär. Vårt naturliga varningssystem, som är utformat för att skydda oss från fysiska faror, triggas även av mindre, moderna hot som sociala medier och arbetsrelaterade mejl. Detta ökar stressnivåerna och skapar en känsla av att aldrig riktigt kunna koppla av. Forskning visar att ständiga avbrott och krav på att vara uppkopplad och tillgänglig hela tiden gör det svårare för hjärnan att återhämta sig.
De sociala och emotionella aspekterna av hjärnan, som triggas av att ständigt hålla koll på sin sociala status och hur andra ser oss, utnyttjas också av appar och plattformar. Likes, kommentarer och mejl kan utlösa samma stressreaktioner som fysiska hot en gång gjorde. Detta skapar en obalans där hjärnans känslomässiga reaktioner ofta tar över på bekostnad av vår förmåga att tänka logiskt och analytiskt.
Långvarig exponering för denna kognitiva stress utan tillräcklig återhämtning kan leda till utmattning, koncentrationssvårigheter och till och med långvariga hälsoproblem. Därför blir det allt viktigare att förstå hur man kan skapa en kognitivt hållbar arbetsmiljö, där hjärnan får den återhämtning och vila den behöver för att kunna fungera effektivt och långsiktigt.
Balans är nyckeln
Att skapa balans i det digitala arbetslivet är avgörande för att förebygga kognitiv överbelastning och främja långsiktigt mentalt välbefinnande. Hjärnan behöver, precis som resten av kroppen, en varierad ”kost” av aktiviteter för att fungera optimalt. En vanlig utmaning i dagens arbetsmiljö är att många fastnar i långa perioder av intensivt kognitivt arbete, utan tillräcklig tid för återhämtning eller variation i arbetsuppgifterna. Detta leder till trötthet, stress och minskad produktivitet.
En användbar modell som liknar tallriksmodellen för kost kan användas för mentalt välmående och innehåller sju viktiga delar: motion, sömn, hjärnvila, relationer, aktiviteter, fokustid och avkoppling. Genom att hålla dessa i balans kan individer bättre hantera kognitiv överbelastning och skapa en hållbar arbetsmiljö.
Strukturer och rutiner för hjärnans välmående
För att skapa en arbetsmiljö som främjar hjärnans hälsa och välbefinnande behövs tydliga strukturer och rutiner på organisatorisk nivå. En viktig åtgärd är att införa tydliga riktlinjer kring digital tillgänglighet. Att skapa en kultur där det är accepterat att stänga av e-post och andra digitala kanaler utanför arbetstid är ett första steg. Medarbetare bör känna att de har rätt att koppla bort arbetet efter arbetsdagen för att undvika den ständiga mentala belastningen av att alltid vara nåbar. Detta kan inkludera policies om att inte skicka mejl sent på kvällen eller tidigt på morgonen, och att undvika att planera möten precis före eller efter arbetsdagens slut.
Ett annat viktigt område är möteskulturen. Att begränsa mötestider till 45 minuter istället för en hel timme ger utrymme för reflektion och återhämtning mellan möten, vilket minskar risken för att medarbetarna fastnar i långa perioder av oavbruten koncentration. Att sprida ut möten under dagen och undvika ”back-to-back”-scheman, där möten ligger tätt efter varandra, ger hjärnan möjlighet att varva ner mellan uppgifter och minskar kognitiv överbelastning.
Dessutom kan arbetsgivare hjälpa medarbetare att strukturera sitt arbete genom att erbjuda verktyg och utbildning för att hantera digitala verktyg på ett effektivt sätt. Att lära sig prioritera arbetsuppgifter, sätta gränser för multitasking och använda teknologin mer medvetet kan minska den mentala tröttheten som ofta följer med ett överflöd av information och distraktioner. Tydliga rollbeskrivningar och ansvarsfördelningar hjälper också till att minska osäkerhet och stress, vilket i sin tur skapar en mer förutsägbar och stabil arbetsmiljö.
Sammantaget är det arbetsgivarens ansvar att bygga en struktur som gör det möjligt för hjärnan att arbeta effektivt utan att överbelastas. Genom att skapa hållbara rutiner, minska kognitiv stress och främja återhämtning kan en arbetsplats bidra till både produktivitet och långsiktigt mentalt välbefinnande.